概要



NotebookLM×Gemini×Googleカレンダーの記事が
大きな反響をいただき、ありがとうございました。

関連記事：【仕事の効率化】NotebookLM×Gemini×Googleカレンダーで「〆切管理術」




その中で、こんな質問をいただきました。

「職員会議のPDFはNotebookLMに読み込ませたんですが、会議で変更が入った内容って、どうやって反映させてますか？」



実は、これが多くの先生の悩みなんだと気付きました。



どうやって職員会議や主任会議での修正内容をNotebookLMに反映させるのかという問題。



実は、この問題を解決する方法があります。



それが、「NotebookLM✖️Gemini✖️レコーダー」というワークフロー。


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流れこそシンプルなんですが、
ここで大事なのは、やっぱり「どんなプロンプトを送るか」ということなんです。


どの生成AIに、どんな指示を送るかでクオリティが変わります。



今回は、実際に自分がそれぞれにどんなプロンプトを送っているのかを紹介します。




記事の目次

問い合わせの背景：「修正」が入ることの重要性

職員会議。



提案PDFをNotebookLMに読み込ませておくというのは、本当に便利です。



提案の内容が分かる。

でも、現実はそう単純じゃありません。

会議の最中に、「あ、この部分は修正しよう」という決定が入るんです。



提案では4月15日だったのが、実際には4月22日に変わる。

提案では週３回予定だったのが、週１回のみになる。



こういった、大事な修正。

これをどうやってNotebookLMに反映させるか。

そこが前回の記事だけでは解決できない課題だったわけです。





解決策：NotebookLM✖️Gemini✖️レコーダーの三段階フロー

実は、非常にシンプルな方法があります。

レコーダー ➡️ Gemini ➡️ NotebookLM の三段階フロー

  1. 会議をスマホアプリで 文字起こし

  2. その文字起こしをGeminiで 論点整理＋議事録生成

  3. 生成された議事録をNotebookLMに テキスト追加



このフロー。

流れだけ見ると「別に、そんなこともできるか」って思うかもしれません。


でも、ここから先が大事です。

プロンプトの工夫で、このワークフローが「仕組みで回る」ように変えるんです。


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ステップ1：スマホのレコーダーで「その場」を記録

職員会議や主任会議に参加するとき。

自分はスマホ（自分の場合はGoogle Pixel9）のレコーダーアプリで会議全体を文字起こしをしています。




Pixel9のレコーダーは本当に優秀です。



録音ボタンを押すだけで、その場でリアルタイムで文字起こしをしてくれます。

しかも、精度のかなり高い！


iPhoneユーザーの先生、次の機種変更の時は、Pixelも視野に入れておいて下さい（笑）




でも、完璧とまでは言えません。


いくら優秀なPixelのレコーダーでも、
文字の揺れや聞き間違いも含まれているんです。




特に方言や専門用語、教育現場特有の言葉など。



具体例を挙げると、

これがこの前の職員会議で、自分が「特活主任」として提案している時の文字起こしです。

教育現場特有の「特活」という言葉は「特化」になっていたり、

自分自身が関西弁訛りということもあって、
「参加意識を持ち」が「参加意識を用い」になってたりしていますよね。

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だからこそ、次のステップが必要になるわけです。




ステップ2：Geminiで「論点整理」と「議事録生成」

会議が終わったら、Pixelレコーダーの文字起こしをコピーして、Geminiに送ります。



ここで大事なのは、
ただ「論点整理をして」と送るのではなく、ちゃんとしたプロンプトを送るということです。



多くの先生は、こんな感じで指示していると思います。

「文字起こしを送るので、論点整理をして下さい」




これだけでも、最近の生成AIならある程度整理してくれます。




でも、一手間加えるだけで、精度がグーンと上がるんです。




Gemini用プロンプト：教育現場の文脈補正を仕込む

自分が実際に送っているプロンプトが、これです。

#指示
・職員会議の文字起こしを送るので、論点整理をして、以下のような議事録を生成して下さい。

#議事録の形式
・日時
・議題（アジェンダ）ごとの要約
・決定事項
・今後のタスク（To-Do）と期限

#備考
・会議の日時は、*議事録を送った日*を出力するようにしてください。
・自分自身は小学校教員で、基本的には*職員会議*の文字起こしを送ります。
・あなたが生成した議事録は、私（人間）が読むのではなく、NotebookLMにソースとして使うものなので、これから生成する議事録は文章はどれだけ長くなっても大丈夫です。簡潔さというよりも、できるだけ正確かつ詳細に生成するようにお願いします。
・会議の文字起こしにはスマホのレコーダーアプリを使っているのですが、文字の揺れや聞き間違いなども含まれているので、*教育関係や学校行事関係の話し合いだ*ということを念頭に置いて、前後の文脈から補正をお願いします。

このプロンプト、見た目は長いですが、最後の一行が全てを変えるんです。



ポイント：「補正」という一言で精度が激変

「*教育関係や学校行事関係の話し合いだ*ということを念頭に置いて、前後の文脈から補正をお願いします。」


この一文。



これがあるのと、ないのとでは、出力の質が全く違うんです。


例えば、文字起こしに「コーヒー」と書かれていたとします。

プロンプトがなければ、Geminiはそのまま「コーヒー」として議事録に出力します。



でも、この指示があれば？

「あ、教育現場の話だから、ここは『校費』の聞き間違いかもな」と判断して、
文脈から補正してくれるんです。




こういった「機械的な言葉の処理」ではなく、
「教育現場特有の文脈を理解したうえでの補正」ができるようになる。

それがこのプロンプトの威力です。


ちなみに、これが先ほど紹介した文字起こしの部分について、実際にGeminiが生成した部分です。


スクリーンショット 2026-04-04 20.06.55

完璧ですよね。






ステップ3：NotebookLMに議事録を「テキスト」で追加

Geminiで生成された議事録ができたら、それをNotebookLMに追加します。


ここがめちゃくちゃ大事な部分。


NotebookLMは、複数のソースを統合して管理できます。


PDFで読み込んだ元の提案とテキストで追加した議事録を同時に持つわけです。




でも、このとき、NotebookLMに「どっちの情報を優先するか」を明確に指示しておく必要があります。



ここでまた、プロンプトが登場します。




NotebookLM用プロンプト：PDFと議事録の優先順位を指示

自分がNotebookLMに最初に送るプロンプトがこれです。

これから、職員会議のPDFをソースとして追加していきます。ただし、PDFで送るものは「元の提案」で、職員会議で修正があった場合はそのPDFには反映されません。その変更については議事録として、その都度テキストデータでソースに追加します。
これからはPDFのデータをベースにして、テキストデータで送られた*議事録で修正箇所を確認してから*私の質問に回答するようにしてください。なお、議事録のテキストデータの中に日付の情報も入れてあるので、回答する際は、その日付を参考に、*より新しい情報を優先*するようにお願いします。



このプロンプトをそのままコピペするだけで、

NotebookLMはPDF（元の職員会議の提案）をもとに、
どんな修正が入ったのかを確認してから回答してくれるようになります。




「*より新しい情報を優先*」という指示の威力

「*より新しい情報を優先*するようにお願いします。」

この指示。


複数のソース（PDF＋テキスト）がある中で、
どの情報を信頼するかを明確にしてくれます。




例えば、こんなシナリオを想像してください。



提案PDFでは「4月15日締切」と書かれていた。


でも、会議の中で「いや、4月22日でいきましょう」という決定が入った。



それが議事録（テキスト）に記録された。


この状況で、自分がNotebookLMに「給食申し込みの締切は？」と聞いたとします。

プロンプトがなければ、NotebookLMは混乱します。

PDFには「4月15日」。

テキストには「4月22日」。

どっちを返すの？ってなるわけです。



でも、このプロンプトがあれば

「より新しい情報（議事録のテキスト）を優先して、4月22日が締切です」と正確に答えてくれるんです。

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あと一手間：高速化のための「リンク一括化」と「URL自動出力」



ここまでで、基本的なワークフローは完成です。



  レコーダー　➡️　Gemini　➡️　NotebookLM



この流れができていれば、修正内容の反映は確実です。



でも、最後にもう一手間加えるだけで、このワークフローの速度が劇的に上がるんです。



スマホ待受のショートカット設定

スマホの待受に、ショートカットを作ります。


レコーダーアプリ

Geminiのリンク（プロンプト保存版）



この２つを、ワンタップでアクセスできるようにしておくわけです。

Untitled design-2


会議の最中にレコーダーをポンと押す。


会議が終わったら、Geminiのリンクをポンと押す。



この導線がスムーズになるだけで、時間が全く違うんです。




NotebookLM URLの末尾自動出力

さらにもう一工夫。


Geminiに、こんなプロンプトを追加で送信しておきます。

あなたが生成してくれた議事録を直接NotebookLMにテキストデータとして送ろうと思っています。これからは以下のURLを議事録の最後に毎回出すようにお願いします。
　➡️https://notebooklm.google.com/notebook/060ff43…（←ここにNotebookLMの職員会議のリンク先をコピペ）

こうすることで、


Geminiが議事録を生成するたびに、自動的にNotebookLMへのリンクを末尾に出力してくれるようになります。

Untitled design-3



議事録の最後に、NotebookLMへのリンクが置いてある。



ワンクリックで飛べる。



その先でテキスト追加ボタンを押す。



議事録をペーストする。


この流れが本当に楽なんです。





実装フロー全体：5分で完結するワークフロー



全体をまとめると、こんな流れになります。


会議中

  • Pixel9のレコーダーアプリで文字起こし開始

会議直後（3分程度）

  • レコーダーのテキストをコピー

  • Geminiを開く（ショートカットから）

  • 文字起こしのテキストを送信

  • Geminiが議事録を生成（1〜2分待機）

議事録が生成されたら（2分程度）

  • Geminiの議事録をコピー

  • NotebookLMのリンクをクリック

  • テキスト追加ボタンを押す

  • 議事録をペースト

  • 完了

全体で5分。

いや、実際のところ、3分あれば完結しちゃいます。




結論：「プロンプト」と「動線設計」が働き方を変える

最後に、大事なポイントをもう一度。


生成AIの真価は、「何をAIに指示するか」と「どう組み合わせるか」にあるということです。


Pixel9のレコーダーは優秀です。

Geminiは高性能です。

NotebookLMは便利です。



でも、それぞれを単体で使うだけでは、ここまでの精度は出ません。




大事なのは、「教育現場の文脈を補正してね」という一言を加えるプロンプト。


「より新しい情報を優先してね」という指示をNotebookLMに仕込むプロンプト。


「自動的にNotebookLMへのリンクを出してね」という導線設計。




こういった、ちょっとした工夫の積み重ねが、「仕組みで回す」働き方だと思っています。




ぜひ、試してみてください。