GEG Kanazawaでの経験から
先日、GEG Kanazawaで
「NotebookLMを使った業務効率化」
について話をしました。
自分の予想以上に好評だったのが嬉しかったです。
そこで紹介したこと以外にも、自分はNotebookLMを使って、色々やっているので…
「社会ノマド」でも、これから小出しにしていこうと思っています。
「社会ノマド✖️NotebookLM」の第一弾はこれ。
「NotebookLM✖️Gemini✖️Googleカレンダーで『〆切管理術』」です。
「あ、忘れてた！」の正体
職員会議で提案されることって…
管理職から、研究部から、生徒指導部から、特別活動部から、GIGA担当から…など、
色々なところから、それぞれの提案が出されます。
それぞれの部会が、それぞれの時系列で提案を出してくるから、
気がつけば「あ！これ、今日中に出さなあかんかった！」って
焦ることがちょいちょい。
自分で気づけた時はまだ良いけど、
終礼などで「これ、もう出してもらえないですか?」って言われたり、
昼休みに「これ、締め切り今日なんです」って言われたりすると、
「あ…終わった…」ってなりますよね。（笑）
あれ、本当にストレスですよね。
そもそも、なぜ見落とすのか
これって、原因は締め切りを整理しきれていなかったり、見落としてしまったりしていること。
これまでの自分の対策は…
これまでの自分は、職員会議や主任会議中に「締め切り系」の話が出てきた時は
どこかに「やること」と「期日」をメモしてリストアップ。
職員会議後に、そのメモをもとにGoogleカレンダーに手入力していました。
でも、ここにも問題がある。
①メモした紙を別の場所に置いてしまって、翌日「あ、手入力してなかった」
②手書きしたことを、今度は手入力。ザ・二度手間。
③自分が職員会議中、メモしている瞬間は、基本話を聞けていない。（笑）
こんなことの繰り返し。
本当に無駄なんですよ。
でも、これをNotebookLMとGeminiを使えば、半自動化ができるんです。
しかも、見落としがほぼなくなるんです。
ステップ①：NotebookLMで締め切り一覧を自動抽出
「職員会議」の資料を「ソース」として与える。
新しく入れた資料だけを選択して…
「各種〆切一覧を作ってください。」と指示を出す。
（実際の出力例）
令和8年度 各種〆切・期限一覧■ 4月の重要〆切
4月2日（木）12:00【厳守】
給食システムへの新クラス情報入力（エクセルファイルを直接編集・保存）
4月2日（木）中
クラス編成入力締切（C4th、学籍システムへの入力）
4月6日（月）14:30まで
給食発注データ締切
4月27日（月）
研修申込締切（16日受付開始）
4月分 学年会計入力締切
こんな風に、NotebookLMは、PDFや資料の中から
「日付」「期日」「期限」といった情報を自動で認識して、リスト化してくれるんです。
しかも、
複数の部会の資料が混在していても、全部抽出してくれます。
これだけで、もう見落としの確率が激減するんですよ。
ステップ②：Geminiで自動的にGoogleカレンダーに反映
初回のみ、
「これから仕事の〆切一覧を送ります。これを私のグーグルカレンダーに【〆切】をイベント名の一番最初に入れて、仕事内容を予定として追加して欲しいです。」
というプロンプトを送ります。
Googleカレンダーとの連携が始まるのですが…
「OK」とか「進む」とかのボタンを押してください。
（細かい文言は忘れました笑）
テスト運用：本当に大丈夫か確認
テストとして、
一度NotebookLMで出された先ほどの回答をコピーして、
Geminiに貼り付けてみる。
そうすると、Geminiが文章を解析して…
「はい。こちらの5つのイベントを作成ですね。このまま作成しますか？」
ということを聞いてくれます。
問題なければ「はい」と答えると、もうGoogleカレンダーに反映されます。
自分でポチポチとイベント作成する必要がない。
Geminiが全部やってくれる。
ここがポイント：「魔法のプロンプト」を送る
そして、ここで終わったらもったいない。
これからのプロンプト入力作業を効率化するために、
この「魔法のプロンプト」を送ります。
良い感じです。これからは〆切一覧だけを送っていくようにするので、特段指示がない限り、今のルールでGoogleカレンダーに予定を反映させるようにしてください。
「次回からは細かいプロンプトは送りませんよ」と宣言しておくことで、
NotebookLMが吐き出した〆切一覧をコピペするだけでOKになるんです。
まとめると…
毎回のやることは、たったこれだけ①職員会議の資料をNotebookLMにアップロード
②新しい資料を選択して「各種〆切一覧を作ってください」と指示
③出てきた一覧をコピー
④Geminiに貼り付け
⑤「はい」を押す
完了です。
かかる時間は、5分。
いや、3分かな。
得られるメリット
これまで：職員会議後に15分、手入力作業して、それでも見落としがある
↓
これから：3分で終わって、見落としはほぼゼロ
時間が削減される。
ストレスが減る。
見落としが防げる。
三方良しです。
もし良かったら、年度はじめの最初の職員会議から、試してみて下さい＾＾
また、今度の記事では、NotebookLMの他の使い方も紹介していきますね。
お楽しみに！
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