今回は「生産性を上げる」の第二弾です。

 

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パソコンで仕事をしている中で、一番無意味な時間って何だと思いますか？

 

 

 

 

 

 

 

私が思うには、「必要なファイルを探す」という時間です。

 

 

 

 

実は工夫次第で、この数分の時間を１秒以内に抑えることができるようになります。

 

 

 

そういうと、ちょっとパソコンに堪能な人は「検索」をするんでしょ？と思うかもしれません。

 

 

でもあれって、意外と遅いんです。

というのも、検索を使おうと思うと、

 

①そのファイルがありそうなフォルダを開く

②検索バーにファイル名を入力

③待つ

④ヒットしたものの中から該当のものを選んでクリック

 

 

 

このように、４ステップが必要な上、

検索をかけるフォルダを間違っていたり、ファイル名が違っていたら、

ヒットしなかったりするんですよね。

そんな場合は、この上記の４ステップが無駄になってしまうんです。

 

 

 

 

 

 

では、何が速いのか。

 

 

 

 

それが、「ショートカットのゾーニング」です。

 

 

 

 

 

 

 

 

私の職場のデスクトップはこんなようになっています。

※もちろん、「ショートカットの活用」という言葉は加工で入れてあるやつです。さすがにこれが壁紙だと恥ずかしすぎですよね(笑)

 

 

 

一見、色々なところにアイコンが点在しているように見えますよね。

 

 

 

でも、これはちゃんと整理されているんです。

 

 

 

それでは、見方を紹介します。

 

 

まず、右下方面。

ここは、「普段よく使うもの」のショートカットゾーンです。

 

校内サーバーの指導部会のフォルダや、学年フォルダ、

そして、自分のクラス関係（授業用データや週案など）です。

 

 

 

そして、一番右下は「アーカイブスゾーン」です。

 

自分の以前の年度のフォルダのショートカットです。

私の場合は直近の各学年の担任をしたときのフォルダのショートカットを配置しています。

 

 

 

 

そして、画面上部。

ここがこの「ショートカットのゾーニング」の一番肝となるところです。

それは、いわゆる「to doリスト」です。

 

 

具体的には現在進行中（編集中）のものや、提出しなくてはいけないもの。

そして、定期的に更新しなくてはいけないもの。

私の場合、例えば勤務時間記録簿や時数集計表などを集めておきます。

 

 

 

 

多くの先生は、やらなくてはいけないものを付箋に書いて、

机上やパソコン画面横に貼り付けたりしていますよね。

 

でも、それって、めっちゃ無駄な行動の積み重ねなんですよね。

 

①付箋に書く

②付箋を貼る

③それを見る

④そのファイルを探す（この探すのも既出の４ステップが必要になります）

⑤クリック

 

 

だから、私はその付箋の代わりにこのショートカットを活用しているんです。

 

 

こうすることで、

パソコンを立ち上げるたびに必ず目にする。

そして、それをクリックすると、すぐにそのファイルが立ち上がるんです。

「フォルダやファイルを探す」という時間がほぼ０ですよね。

 

 

 

 

 

 

 

これが、１年間となると、どれだけの時間が削減されていくかということを考えて見てください。

 

 

 

 

 

 

そして、これはあくまでもショートカットアイコンなので、
仕事が終わればデスクトップから削除してしまえば、
元データはちゃんと残っているけど、
デスクトップ上からは消えてくれます。

これ、完全に付箋と同じような使い方ができていますよね。

 

 

 

だから、ここの部分がたくさんになってくると忙しくて、
なくなっていくと暇ということになります。

 

これをバロメーターにして、

ここがたくさん溜まってきたときは、後回しにできるものは後回しにしたり、

余裕が出てきたら仕事を前倒しにしたりしていくことで、
仕事全体のスピードも上げることができます。

 

 

 

 

 

 

 

ここで、このショートカットはどのようにして作成するのかを紹介します。

 

 

ショートカットを作成したいファイルやフォルダの上で右クリックをします。

その中に「ショートカットの作成」というものがあるのですが、
これを押すのは逆に時間がかかります。

私の場合は、普通にコピーをします。
もちろん、「Ctrl＋C」でコピーしても大丈夫です。

 

 

 

 

 

そして、デスクトップの何もないところで右クリックをして、
「ショートカットの貼り付け」を押します。

 

 

 

そうすると、ショートカットが作成されます。

 

 

 

 

これで完了です。

 

 

このことを、一緒に仕事をしている後輩の先生に教えたところ、
「こんな簡単やのに便利なこと、なんでこれまでしてこんかったんやろう！？目からウロコ！」
と言ってくれました。

 

 

 

 

これから、新年度が始まります。

私はいつも、担当学年や部会が決まった瞬間、

最初にする仕事はこのデスクトップ作りをします。

該当フォルダのショートカットを作りまくります。

最初のこのひと手間で、１年間の生産性をかなり上げることができます。

 

みなさんも、スタートダッシュを決めましょう♪